Dowód księgowy

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj

Dowód księgowydokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT).

Treść dowodu księgowego[edytuj | edytuj kod]

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej
  • opis operacji gospodarczej, oraz jej wartość, w miarę możliwości określoną także w jednostkach naturalnych
  • datę dokonania operacji, a także datę wystawienia dowodu (gdy sporządzono go pod inną datą)
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Cechy dowodu księgowego[edytuj | edytuj kod]

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:

  • rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
  • kompletne
  • wolne od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.

Rodzaje dowodów księgowych[edytuj | edytuj kod]

Wyróżnić można następujące rodzaje dowodów księgowych:

  • zewnętrzne własne - przekazane w oryginale kontrahentowi
  • zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów
  • wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki

Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody księgowe:

  • zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym
  • korygujące
  • zastępcze - wystawione do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
  • rozliczeniowe - ujmujące dokonane uprzednio zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

Kontrola dowodów księgowych[edytuj | edytuj kod]

Kontrola dowodów księgowych prowadzona jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Wyróżnia się[1]:

  • Kontrolę merytoryczną, która polega na zbadaniu danych zwartych w dokumencie pod względem ich zgodności z rzeczywistością, zbadaniu celowości operacji gospodarczej z punktu widzenia gospodarczego, zbadaniu zgodności z przepisami prawnymi.
  • Kontrolę formalno-rachunkową, która ma na celu wykrycie wszystkich błędów formalnych oraz rachunkowych.

Dokument księgowy, który zawiera braki lub nieprawidłowości zwracany jest do odpowiedniej komórki lub osoby odpowiedzialnej w celu dokonania odpowiednich korekt.

Przechowywanie dowodów księgowych[edytuj | edytuj kod]

Dowody księgowe przechowuje się w taki sposób aby zabezpieczyć je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem, zniszczeniem. Dowody księgowe przechowywane są w postaci oryginalnej, w określonym porządku w podziale na okresy sprawozdawcze[2].Mogę być przechowywane:

  • w siedzibie firmy,
  • poza siedzibą firmy, należy to zgłosić do właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od daty ich wydania, w razie kontroli trzeba zapewnić dostępność dokumentów podmiotowi kontrolującemu.

Dokumenty księgowe najczęściej przechowywane są przez okres 5 lat ( wyłączając sprawozdania finansowe ). Czas przechowywania dokumentów zależny jest od daty przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przypisy

Bibliografia[edytuj | edytuj kod]