E-faktura

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj

E-faktura (faktura elektroniczna) – dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową[1]. Od 01.01.2011 obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. Ustaw. 249 poz. 1661 z 2010 r.). Rozporządzenie to jest bardziej liberalne niż poprzednie, ponieważ pozostawia podatnikowi swobodę w zakresie sposobu zapewnienia autentyczności i integralności e-faktury[2].

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej[3].

Stosowanie e-faktury posiada wiele zalet:

  1. oszczędność – w porównaniu z tradycyjną fakturą odpadają koszty przesyłki pocztowej.
  2. terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki – w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia faktury.
  3. wygoda przechowywania – faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można ją przejrzeć w dowolnej chwili (na swoim komputerze lub wysyłając zapytanie do jej wystawcy).

Akceptacja fakturowania elektronicznego[edytuj | edytuj kod]

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktury korygujące i duplikaty[edytuj | edytuj kod]

Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać ich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego (na przykład gdy kontrahent cofnie akceptację).

Przechowywanie faktur elektronicznych[edytuj | edytuj kod]

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola faktur elektronicznych[edytuj | edytuj kod]

Podatnik ma obowiązek:

  • umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogą elektroniczną do faktur
  • umożliwić udokumentowany pobór i odczyt e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do internetu, i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur)
  • udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dotyczące certyfikatów).

Dla kontroli podatnik powinien przechowywać również:

  • oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
  • dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego
  • dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową
  • dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.

Fakturowanie elektroniczne w praktyce[edytuj | edytuj kod]

Faktury elektroniczne w Polsce w 2007 roku były stosowane w niewielkim zakresie – 7% nabywców otrzymywało a 3% sprzedawców wysyłało tego typu rozliczenia[4]. W krajach UE, które zrezygnowały z bezpiecznego podpisu elektronicznego, e-faktury są wykorzystywane w znacznie większym stopniu – w Danii ponad 2/3 wszystkich faktur w obrocie to faktury elektroniczne OIOXML[5], Szwecja i Finlandia dzięki przejściu administracji publicznej na fakturowanie elektroniczne spodziewają się oszczędności rzędu 365 milionów euro rocznie[6][7].

Bibliografia[edytuj | edytuj kod]

Przypisy

  1. Rozporządzenie Ministra Finansów z 14.07.2005 w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.Ustaw 133 poz. 1119 z 2005 r.).
  2. E-faktura – przepisy. efakturavat.pl, 2011.
  3. NSA przełamuje impas w papierowych fakturach „elektronicznych” (sygn. I FSK 1444/09. Vagla.pl), 2010.
  4. GUS: tylko 5% firm korzysta z e-faktur. 2008.
  5. Faktura elektroniczna w Unii. 2008.
  6. Szwecja i Finlandia przeszły już z papierowych na elektroniczne faktury. 2010.
  7. Konfederacja Pracodawców Polskich: Czekamy na e-urzędy. 2010.
Scale of justice gold.png Zapoznaj się z zastrzeżeniami dotyczącymi pojęć prawnych w Wikipedii.