Outsourcing

Termin outsourcing jest angielskim skrótem od outside-resource-using, oznaczającym korzystanie z zasobów zewnętrznych. Pojęcie to po raz pierwszy zostało użyte w 1979 r. i odnosiło się do kupowania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Sama koncepcja biznesowa powstała jednak wcześniej. Już w 1923 r. Henry Ford stwierdził, że:

„

Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my

”

Pierwotnie outsourcing rozumiany był jako strategia zaopatrzenia stosowana przez firmy produkcyjne, głównie motoryzacyjne, polegająca na rezygnacji z wytwarzania wszystkich prefabrykatów niezbędnych do produkcji, na rzecz pozyskiwania ich od innych producentów. Pod koniec XX w. termin outsourcing zaczął być stosowany ogólnie do opisu strategii powierzania operacji wspierających główną działalność przedsiębiorstwa podmiotom zewnętrznym, specjalizującym się w zarządzaniu nimi. Obecnie outsourcing traktowany jest jako nowoczesna strategia zarządzania, polegająca na oddaniu innemu przedsiębiorstwu zadań nie związanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy, dzięki czemu może ona skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działań i w których osiąga przewagę konkurencyjną.

Gwałtowny wzrost zainteresowania outsourcingiem notuje się na rok 2004, kiedy to zaczęto wskazywać na poważną rolę w gospodarce światowej outsourcingu zagranicznego (offshore outsourcing lub offshoring) i publicznie analizować wpływ stosowania tej strategii w krajach rozwiniętych na wzrost bezrobocia i stagnację gospodarczą.

Outsourcing jest częścią szerszego zagadnienia - strategii przedsiębiorstwa w obszarze sourcingu.

W przypadku gdy outsourcing okazał się błędną decyzją biznesową, firmy realizują projekty insourcingowe.

Powody stosowania outsourcingu

Najważniejszymi powodami stosowania outsourcingu przez przedsiębiorstwa jest możliwość:

• redukcji i kontroli kosztów operacyjnych,
• uzyskania dostępu do mocy produkcyjnych najlepszej jakości,
• zwolnienia własnych zasobów do innych celów,
• uzyskania zasobów, którymi przedsiębiorstwo nie dysponuje,
• przyspieszenia pojawienia się korzyści wynikających z restrukturyzacji,
• uporania się z funkcją trudną do wykonywania lub niemożliwą do kontrolowania,
• pozyskania kapitału,
• podziału ryzyka,
• dopływu gotówki.

Badania przeprowadzone w 2002 r. przez portal Information Week na 700 przedsiębiorstwach ze Stanów Zjednoczonych wskazały, że ponad 60% respondentów wskazało oszczędności jako podstawowy cel zastosowania outsourcingu. Ponad połowa ankietowanych wymieniła również kwestie specjalizacji operacyjnej i sprawy pracownicze.

Przedmiot outsourcingu

Obszarami działania przedsiębiorstw, w których strategia outsourcingu stosowana jest najczęściej, są: informatyka, operacje pomocnicze i logistyka. W ramach tych obszarów zadaniami najczęściej przekazywanymi na zewnątrz są:

• z zakresu informatyki:
  • konserwacje i naprawy sprzętu,
  • rozwój aplikacji,
  • przetwarzanie danych,
• z zakresu operacji pomocnicznych:
  • druk i reprografia,
  • obsługa poczty,
  • konsulting,
  • szkolenia,
  • obsługa w terenie,
  • wsparcie klientów,
  • zakupy,
  • przetwarzanie transakcji,
  • rachunkowość,
  • realokacja zasobów ludzkich,
  • funkcje płacowo-kadrowe,
  • rekrutacja,
  • usługi gastronomiczne,
  • obsługa nieruchomości,
  • ochrona fizyczna,
  • marketing bezpośredni,
  • reklama,
  • telemarketing,
• z zakresu logistyki:
  • kontrola spedycji,
  • pośrednictwo spedycyjne,
  • leasing,
  • zarządzanie i prowadzanie bazy pojazdów.

Wymienione powyżej zadania mają w większości charakter usługowy. Stanowi to o ewolucji outsourcingu od taktyki zakupowej, związanej z zarządzaniem zapasami w przedsiębiorstwach produkcyjnych, do ogólnej koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem i wiedzą.

Proces wdrażania outsourcingu

Proces wdrażania outsourcingu w przedsiębiorstwie można podzielić na dwanaście podstawowych etapów:

1. sprecyzowanie celów i wymagań,
2. zaplanowanie procesu,
3. określenie potencjalnych dostawców, stopnia ich zainteresowania kontraktem i nawiązanie kontaktów,
4. rozmowy z kierownictwem i głównymi zainteresowanymi stronami,
5. rozmowy z właściwym personelem, innymi pracownikami oraz osobami spoza firmy,
6. wstępna selekcja dostawców i przekazanie im informacji i warunków,
7. ocena odpowiedzi dostawców i dalsze rozmowy,
8. uzyskanie aprobaty kierownictwa wyższego szczebla w koniecznych sprawach,
9. wyznaczenie i szkolenie zespołu ds. zarządzania kontraktem,
10. negocjowanie kontraktu i uzgodnienie charakterystyki świadczonej usługi,
11. okres przejściowy wyznaczony przez wcześniejsze etapy procesu,
12. zarządzanie kontraktem w sposób uzgodniony z dostawcą w fazie negocjacyjnej.

Zagrożenia outsourcingu

Zastosowanie outsourcingu jest procesem trudnym i skomplikowanym. Według badań Gartnera ponad 50% kontraktów outsourcingowych podlega renegocjowaniu, z czego 20% w trakcie pierwszych 12 miesięcy obowiązywania.

Najczęściej spotykanymi problemami wiążącymi się z zastosowaniem outsourcingu są:

• nieuzyskanie spodziewanych obniżek kosztów,
• ogólne pogorszenie jakości realizacji funkcji dotychczas wykonywanej samodzielnie,
• niepowodzenia w wypracowaniu relacji prawdziwej współpracy z dostawcą usług,
• spory między klientem a dostawcą usługi, zwłaszcza dotyczące jakości usługi i wysokości wynagrodzenia,
• niewykorzystanie szans z uzyskania większej operacyjnej elastyczności przy zaspokojeniu potrzeb klientów.

Inne niebezpieczeństwa wynikające ze stosowania outsourcingu, to:

• wystąpienie możliwości uzależnienia się od dostawcy,
• niemożność zachowania wysokiej jakości przy dużym udziale obcych komponentów,
• zatarcie obrazu firmy wśród klientów,
• możliwość poniesienia strat wynikających z niesolidności kooperantów,
• ujemne stosunki społeczne związane z redukcją personelu,
• ryzyko wzrostu kosztów.

Jako najczęstsze błędy popełniane przez kadrę kierowniczą przedsiębiorstw stosujących lub wdrażających outsourcing, mające wpływ na wystąpienie wskazanych problemów, wymieniane są:

• niewłaściwy dobór kryteriów wyboru dostawcy, kierowanie się wyłącznie kryterium cenowym,
• słabe relacje nabywca-dostawca podczas życia projektu,
• nie stosowanie charakterystyki świadczonych usług (Service Level Agreement),
• nadmierna koncentracja na technologii i finansach, pomijanie aspektu personalnego,
• zbyt pośpiesznie przygotowywany kontrakt.

Zobacz też

• netsourcing
• kooperacja
• Payrolling

Linki zewnętrzne

• Instytut Outsourcingu związany z Harvard Business Review Polska, strona z obszerną bazą materiałów nt. outsourcingu
• Outsourcing Magazine - jedyny w Polsce dwumiesięcznik oraz serwis internetowy całkowicie skupiony na zagadnieniach związanych z outsourcingiem
• EDU Outsourcing - portal naukowo-informacyjno-biznesowy