Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – urządzenie księgowe służące do bieżącej ewidencji zaszłości (operacji gospodarczych) w uproszczonej formie, tzn. w systemie księgowości pojedynczej.

Zasady działania

Księgę zakłada sam podatnik, według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia rozchodów i przychodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 z późniejszymi zmianami.).

Prowadząc Księgę przychodów i rozchodów (KPiR) przedsiębiorca może wybrać metody rozliczania podatku dochodowego a zatem zasad dokonywania wpisu do KPiR. Rozróżnić można dwie metody: kasową (uproszczoną) i memoriałową. W metodzie kasowej przychody ujmowane są w KPiR według daty sprzedaży. Koszty księgowane są w KPiR w dacie ich poniesienia, niezależnie czy dotyczą bieżącego roku czy przyszłego. Metoda ta nie wymaga dzielenia kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywania do konkretnych przychodów. Wyjątek stanowią m.in. koszty związane z:

• wypłaconymi wynagrodzeniami,
• zapłaconymi składkami ZUS,
• zasiłkami pieniężnymi z ubezpieczenia społecznego wypłacanymi przez pracodawcę,
• zaliczkami na podatek dochodowy.

Wyżej wymienione koszty księguje się zgodnie z faktyczną datą poniesienia.

W metodzie memoriałowej przychody ujmowane są w KPiR według daty sprzedaży. Koszty księgowane są w KPiR w okresie, które dotyczą. Koszty te mogą przekraczać okres roku podatkowego (np. polisa ubezpieczeniowa), dlatego też należy je proporcjonalnie przyporządkować do każdego okresu podatkowego. W metodzie memoriałowej koszty musimy dzielić na:

• koszty bezpośrednie – to takie, które są związane w sposób bezpośredni z osiągniętymi przychodami np. koszty zakupu towarów, materiałów;
• koszty pośrednie – to takie, które trudno w jednoznaczny sposób przyporządkować do osiągniętego przychodu, są pośrednio związane z osiągniętym przychodem np. koszty ubezpieczenia, najmu lokalu, reklamy.

Wyjątkiem od metody memoriałowej są m.in. koszty związane z:

• wypłaceniem wynagrodzenia pracownikom po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączące strony,
• zapłacone składki ZUS,
• zasiłkami pieniężnymi z ubezpieczenia społecznego wypłacanymi przez pracodawcę.

Wyżej wymienione koszty ujmuje się w KPiR zgodnie z faktyczną data poniesienia.

Wybór metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów w KPiR pozostaje w gestii podatnika, ale zasady obowiązujące w ramach wybranej metody należy stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy. W trakcie roku podatkowego nie można zmieniać metody ewidencji kosztów. Przyjmuje się natomiast, że zmiany metody ewidencji kosztów - z memoriałowej na uproszczoną lub odwrotnie - można dokonać z początkiem nowego roku podatkowego. Podatnik nie musi informować organu podatkowego o tym, według jakiej metody prowadzi podatkową księgę. Tym samym nie jest zobligowany do powiadomienia organu podatkowego, gdy zmieni metodę jej prowadzenia.

Księga przychodów i rozchodów w formie elektronicznej

Przedsiębiorcy mają do wyboru możliwość prowadzenia KPiR w formie elektronicznej. Niesie ona ze sobą wiele korzyści ze względu na to, że przedsiębiorcy mają możliwość znacznej redukcji kosztów. To coraz popularniejsza forma prowadzenia KPiR.

Prowadząc KPiR elektronicznie, należy:

• posiadać pisemną instrukcję obsługi programu;
• zapewnić bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;
• zapisywać dane na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku w sposób, który będzie chronić przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Bibliografia

• Leksykon polityki gospodarczej pod redakcją Urszuli Kaliny-Prasznic, Kraków 2005, s. 172.