Przechowywanie dokumentów

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj

Przechowywanie dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe za dany okres sprawozdawczy powinny być przechowywane w sposób, który zapewni ich nienaruszalność i łatwe odszukanie. Powinny one być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa, miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty te są niezbędne w sytuacji kontroli jednostki gospodarczej, gdyż maja one charakter dowodowy.

Okres przechowywanie określonych dokumentów jest następujący:

  1. Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 50 lat;
  2. Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe, – okres 5 lat;
  3. Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe,
  4. Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
  5. Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
  6. Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
  7. Sprawozdanie finansowe – zawsze

Należy zaznaczyć, że okres przechowywania list płac rozpoczyna się od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (pracodawcy), pozostałych dokumentów od początku roku następującego po roku, którego dane dokumenty dotyczą.

Okres przechowywania dokumentów dla celów podatkowych jest najczęściej dłuższy o 1 rok od czasu, jaki został określony w ustawie o rachunkowości.

Dokumenty księgowe przechowuje się w taki sposób, aby uchronić je przed[1]:

  • wprowadzeniem niedozwolonych zmian
  • nieupoważnionym rozpowszechnieniem
  • uszkodzeniem
  • zniszczeniem

Przypisy