System zarządzania dokumentami

System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

• rejestrowanie
• porządkowanie
• klasyfikacja
• system kontroli wersji
• archiwizacja danych
• powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach
• monitorowanie plików i folderów
• obsługa różnych formatów plików
• operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
• zarządzanie obiegiem dokumentów

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.

Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami

• Microsoft SharePoint
• Xerox DocuShare
• OpenKM

Zobacz też

• Enterprise Content Management (ECM) – zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa
• system zarządzania treścią
• zarządzanie wiedzą