Regulamin wewnętrzny Komitetu Arbitrażowego, zwany dalej regulaminem, określa strukturę organizacyjną oraz zawiera opis reguł rozpoznawania wniosków o arbitraż.
Regulamin jest jawny.
Regulamin ustalają i zmieniają członkowie Komitetu w drodze wewnętrznej dyskusji.
Rozbieżności między regulaminem i polityką arbitrażu rozstrzygane są na korzyść polityki arbitrażu.
Przewodniczący Komitetu Arbitrażowego
Przewodniczący Komitetu Arbitrażowego wybierany jest zwykłą większością głosów na okres pełnej kadencji przez członków Komitetu spośród nich samych. Może być odwołany, gdy większość członków Komitetu tak zdecyduje i jednocześnie wybierze na to miejsce innego kandydata. Kadencja przewodniczącego ulega skróceniu także w wypadku rezygnacji.
Do uprawnień przewodniczącego należy:
podejmowanie decyzji w sytuacji, gdy głosy członków Komitetu są równo rozłożone,
dbanie o dobrą atmosferę pracy,
rozstrzyganie wewnętrznych sporów między członkami Komitetu.
Z uwagi na czasową nieaktywność w pracach Komitetu przewodniczący może przekazać swoje uprawnienia na czas określony sekretarzowi.
Sekretarz Komitetu Arbitrażowego
Sekretarz Komitetu Arbitrażowego jest wybierany w ten sam sposób jak przewodniczący. Kadencja i zasady rezygnacji/zmiany sekretarza są takie same jak przewodniczącego.
Do obowiązków sekretarza należy w szczególności:
informowanie pozostałych członków Komitetu o wpłynięciu nowych wniosków,
ogłaszanie głosowań w sprawie przyjmowania wniosków i werdyktów,
koordynacja powoływania grup roboczych zajmujących się analizą przyjętych wniosków,
przygotowywanie ostatecznych tekstów decyzji i werdyktów podlegających upublicznieniu,
prowadzenie dokumentacji Komitetu na odpowiednich stronach Wikipedii, w tym ogłaszanie uchwał Komitetu.
W terminie 14 dni od daty ogłoszenia wyników wyborów sekretarz ustępującej kadencji Komitetu dokonuje weryfikacji zawarcia przez arbitrów umów z Wikimedia Foundation o zachowaniu poufności, a po pozytywnej weryfikacji wnioskuje o włączenie dostępu nowych arbitrów do listy i wiki Komitetu[a].
Z uwagi na czasową nieaktywność sekretarza w pracach Komitetu lub wyłączenie się od rozpoznania określonej sprawy przewodniczący może tymczasowo przejąć jego obowiązki lub powierzyć je na czas określony innemu członkowi Komitetu.
Procedura rozpatrywania wniosków o arbitraż i wniosków o uchylenie środków orzeczonych przez Komitet Arbitrażowy
Sekretarz Komitetu śledzi stronę z wnioskami o arbitraż i na liście dyskusyjnej ogłasza wpłynięcie nowego wniosku.
Jeśli wniosek o arbitraż jest oczywistym trollingiem lub co do istoty sprawy pokrywa się z wnioskiem już odrzuconym, sekretarz lub przewodniczący może usunąć wniosek po uprzednim poinformowaniu arbitrów o swoich zamiarach. W takim wypadku informuje również składającego wniosek o przyczynie jego usunięcia. Jeśli w ciągu 24 godzin od usunięcia dowolny członek Komitetu zgłosi sprzeciw, sekretarz przywraca wniosek i inicjuje formalne głosowanie nad jego przyjęciem lub odrzuceniem.
Członkowie Komitetu mają 1 dzień (24 godziny) na zapoznanie się z wnioskiem.
Po zapoznaniu się z wnioskiem odbywa się dyskusja i głosowanie nad jego przyjęciem lub odrzuceniem. Głosowanie planowo trwa 3 dni, może zakończyć się wcześniej, gdy zagłosują wszyscy arbitrzy niepodlegający wyłączeniu. Komitet przyjmuje wniosek do rozpatrzenia, kiedy opowie się za tym co najmniej 5 członków Komitetu. Wniosek uważa się za odrzucony, gdy rozkład głosów wyklucza jego przyjęcie. W przypadku braku rozstrzygnięcia głosowanie zostaje przedłużone o kolejne 3 dni, maksymalnie może być ono przedłużane dwukrotnie.
Przewodniczący i sekretarz ustalają wspólnie, które wnioski o arbitraż będą rozpatrywane w trybie przyspieszonym. Głosowanie nad przyjęciem lub odrzuceniem wniosku, któremu został nadany tryb przyspieszony, nie jest poprzedzone okresem na zapoznanie się z nim i planowo trwa 1 dzień. Komitet podejmuje decyzję o jego przyjęciu lub odrzuceniu analogicznie jak w trybie zwykłym, przy czym w przypadku braku rozstrzygnięcia głosowanie zostaje przedłużone wyłącznie raz o kolejny dzień.
W przypadku przyjęcia wniosku o arbitraż sekretarz koordynuje powołanie grupy roboczej oraz wyznacza jej koordynatora, który będzie odpowiedzialny za organizację i stan prac grupy roboczej. Zadaniem grupy roboczej jest szczegółowe zapoznanie się z wnioskiem, sprawdzenie wszystkich „dowodów”, ewentualnie podjęcie próby mediacji oraz poproszenie użytkowników zaangażowanych w spór i świadków o zabranie głosu. W pracach grupy roboczej mogą uczestniczyć także inni, niewyznaczeni do tego, arbitrzy.
Najpóźniej po 14 dniach grupa robocza przedstawia wnioski z pracy: może to być informacja o skutecznej mediacji lub braku jej powodzenia, zebrany materiał dowodowy (w tym korespondencja ze stronami), wnioski wynikające z wypowiedzi zaangażowanych w konflikt użytkowników i świadków oraz propozycja werdyktu. Praca grupy roboczej może ulec wydłużeniu, wówczas grupa robocza sukcesywnie co 7 dni przedstawia Komitetowi poczynione ustalenia.
Koordynator grupy roboczej informuje pozostałych arbitrów o planowanym przedłożeniu Komitetowi swoich końcowych ustaleń. Sekretarz powołuje wówczas zespół recenzentów, wyznaczonych w miarę możliwości spośród członków Komitetu niebiorących istotnego udziału w dotychczasowym rozpoznawaniu sprawy.
Gdy grupa robocza przedłoży Komitetowi swoje końcowe ustalenia, zespół recenzentów ocenia projekt werdyktu, badając:
czy postępowanie prowadzono obiektywnie, zgodnie z postanowieniami polityki arbitrażu i z poszanowaniem równości stron,
czy nie dopuszczono się poważnych błędów w prowadzeniu postępowania, mogących mieć istotny wpływ na rozstrzygnięcie,
czy zebrano wystarczający i kompletny materiał dowodowy,
prawidłowość merytoryczną i redakcyjną projektu werdyktu.
Zespół recenzentów przedstawia swoje wnioski w postaci krótkiej opinii, w której zaleca przejście do głosowania (opinia pozytywna) lub wskazuje na dostrzeżone istotne uchybienia (opinia negatywna). Praca zespołu recenzentów nie wyklucza prowadzenia przez wszystkich arbitrów dyskusji nad tezami propozycji werdyktu oraz bieżącego wprowadzania do niej ewentualnych zmian merytorycznych i redakcyjnych. Opinię zespół recenzentów sporządza w terminie nie dłuższym niż 3 dni od chwili przedłożenia przez grupę roboczą Komitetowi swoich końcowych ustaleń.
W wypadku pozytywnej opinii zespołu recenzentów sekretarz zarządza głosowanie nad przyjęciem propozycji werdyktu, które odbywa się w ciągu następnych 2 dni. Werdykt zostaje przyjęty, gdy opowie się za tym co najmniej 5 członków Komitetu. Reguły głosowania nad przyjęciem lub odrzuceniem wniosku stosuje się odpowiednio. Negatywna opinia zespołu recenzentów nie wyłącza możliwości zarządzenia głosowania nad przyjęciem propozycji werdyktu, jeżeli sekretarz w porozumieniu z przewodniczącym tak uznają, mając na względzie wagę stwierdzonych uchybień i ich wpływ na treść propozycji werdyktu.
W wypadku negatywnej opinii zespołu recenzentów sekretarz w porozumieniu z koordynatorem grupy roboczej ustalają sposób i nie dłuższy niż wynoszący 7 dni termin na usunięcie uchybień. Koordynator grupy roboczej składa sprawozdanie z podjętych działań. Nowej opinii zespołu recenzentów się nie sporządza.
W przypadku nieprzyjęcia propozycji werdyktu sekretarz w porozumieniu z przewodniczącym proponuje działania mające na celu wypracowanie nowej propozycji werdyktu, uwzględniającej uwagi członków Komitetu oraz ewentualne dodatkowe ustalenia.
Komitet umarza postępowanie, jeżeli wnioskodawca przed ogłoszeniem decyzji w przedmiocie przyjęcia wniosku do rozpoznania cofnie wniosek. Po ogłoszeniu decyzji o przyjęciu wniosku do rozpoznania cofnięcie wniosku przez wnioskodawcę wymaga zgody drugiej strony. Decyzję o umorzeniu ogłasza się publicznie.
Komitet może czasowo zawiesić rozpatrywanie wniosku:
przed terminem nominacji i wyborów do Komitetu, gdy zachodzi możliwość, że nie będzie w stanie zakończyć postępowania w bieżącej kadencji,
w razie braku kontaktu ze stronami sporu,
w razie oczekiwania na materiały z zewnątrz (np. opinię eksperta),
w razie oczekiwania na wynik postępowania pojednawczego lub mediacji,
na zgodny wniosek stron sporu.
Decyzję o zawieszeniu rozpatrywania wniosku podejmuje sekretarz w porozumieniu z przewodniczącym przy akceptacji pozostałych arbitrów. W razie zgłoszenia sprzeciwu przeprowadza się głosowanie. Decyzję o zawieszeniu ogłasza się publicznie wraz z podaniem jej powodu.
Cała procedura, od momentu powiadomienia o nowym wniosku o arbitraż przez sekretarza na liście dyskusyjnej do wydania werdyktu przez cały Komitet, powinna w miarę możliwości zamknąć się w przeciągu 1 miesiąca.
Każdy arbiter ma prawo do publicznego wyrażenia swojego zdania w formie votum separatum w przypadku, gdy nie pokrywa się ono z uzgodnionym przez większość arbitrów decyzją lub werdyktem.
Wykonywanie werdyktów Komitetu Arbitrażowego
Sekretarz informuje osoby, których werdykt bezpośrednio dotyczy, na ich stronach dyskusji o fakcie wydania werdyktu.
Sekretarz odpowiada za wyegzekwowanie środków podlegających wykonaniu bezpośrednio po werdykcie. W pozostałym zakresie kontrolowanie prawidłowego wykonania środków przewidzianych w werdykcie może być dokonane przez każdego z administratorów.
Każdy z wikipedystów może zgłosić wybranemu członkowi Komitetu poprzez e-mail fakt naruszenia postanowień werdyktu.
Każdy z wikipedystów może zgłosić wybranemu członkowi Komitetu poprzez e-mail wniosek o interpretację wyłącznie tego rozstrzygnięcia zawartego w werdykcie, które jego bezpośrednio dotyczy. W przedmiocie takiego wniosku przeprowadza się w miarę potrzeby dyskusję celem uzgodnienia treści interpretacji, a w przypadkach spornych także głosowanie. Sekretarz informuje zgłaszającego o uzgodnionej odpowiedzi lub o stwierdzeniu, że wniosek pozostawiono bez rozpoznania jako niewymagający interpretacji. Wnioskom pochodzącym od osób nieuprawnionych nie nadaje się dalszego biegu. Treść interpretacji może podlegać upublicznieniu na stronie danej sprawy, jeżeli Komitet uzna to zasadne.
Wyłączanie poszczególnych arbitrów z postępowania
Członek Komitetu może sam się wyłączyć z prac nad dowolnym wnioskiem.
Jeśli jeden z członków Komitetu uważa, że w przypadku innego arbitra może dochodzić do konfliktu interesów w związku ze zgłoszonym wnioskiem o arbitraż, może złożyć do przewodniczącego wniosek o wyłączenie tego arbitra z rozpatrywania takiej sprawy.
Przy braku sprzeciwów decyzję o ewentualnym wykluczeniu arbitra z danej sprawy podejmuje przewodniczący.
Jeśli pozostali członkowie Komitetu (poza wnioskodawcą i zainteresowanym) nie wyrażą w ciągu 24 godzin sprzeciwu wobec wykluczenia arbitra z danej sprawy, decyzja przewodniczącego jest wiążąca.
W razie sprzeciwu wobec decyzji przewodniczącego przeprowadza się głosowanie nad wykluczeniem arbitra z danej sprawy. Wykluczenie następuje bezwzględną większością głosów, przy czym głosowanie trwa nie dłużej niż 3 dni, a zainteresowany nie bierze w nim udziału.
W przypadku złożenia wniosku przez stronę powyższą procedurę stosuje się odpowiednio.
Wnioski w sprawie wyłączenia oraz sprzeciwy wobec nich można składać przed ustanowieniem grupy roboczej w danej sprawie.
W przypadku stwierdzenia poważnego konfliktu interesów już po ustanowieniu grupy roboczej przewodniczący może wstrzymać prace nad wnioskiem. Przewodniczący ogłasza wyłączenie skonfliktowanego arbitra ze sprawy i odczekuje 24 godziny na ewentualne sprzeciwy. W tym czasie przewodniczący decyduje, czy zebrany materiał jest wiarygodny i może być brany pod uwagę w dalszych pracach. W przypadku sprzeciwu procedurę wyłączenia stosuje się odpowiednio. W razie potrzeby przewodniczący podejmuje decyzję o weryfikacji lub uzupełnieniu materiału dowodowego w danej sprawie.
Jawność i poufność
Jawne są w szczególności:
wnioski o arbitraż – wnioski zamieszczane są na odpowiedniej stronie Wikipedii, wnioski wpływające drogą e-mailową są na niej ogłaszane przez przewodniczącego lub sekretarza po weryfikacji, czy pochodzą od osoby uprawnionej,
decyzje Komitetu w sprawie przyjęcia lub odrzucenia wniosku wraz z uzasadnieniem,
materiał dowodowy analizowany w sprawie (w tym korespondencja), z wyjątkiem tych jego części, co do których Komitet podjął decyzję o nieujawnianiu w szczególności z uwagi na brak związku ze sprawą bądź z uwagi na ochronę interesu osobistego konkretnej osoby,
werdykty Komitetu wraz z uzasadnieniem,
rozkład głosów (za-przeciw-wstrzymujący się) w głosowaniach nad przyjęciem lub odrzuceniem wniosku oraz w ostatecznym głosowaniu nad przyjęciem propozycji werdyktu,
ostateczne decyzje dotyczące wyłączenia arbitrów oraz oświadczenia arbitrów o wyłączeniu z prac nad danym wnioskiem, chyba że arbitrzy je składający zastrzegą w tym zakresie poufność,
w miarę potrzeby inne uchwały Komitetu dotyczące rozpatrywanych spraw lub ogólnych kwestii dotyczących Komitetu.
Materiał dowodowy uzyskiwany przez Komitet podlega upublicznieniu. Pytania do stron, świadków, i innych osób (np. ekspertów) Komitet może kierować drogą poufną lub jawną. Jeśli pytania zadane są drogą poufną, podlegają upublicznieniu wraz z uzyskanymi odpowiedziami. Osoby, do których kierowane są pytania, powinny zostać poinformowane o upublicznianiu odpowiedzi oraz o możliwości zwrócenia się do Komitetu o utajnienie części informacji z uwagi na ochronę ich interesu osobistego.
Poufne pozostają:
wewnętrzne dyskusje i materiały członków Komitetu,
opinia zespołu recenzentów,
głosowania członków Komitetu.
Każdy członek Komitetu może publicznie wyrażać swoje opinie i stanowiska. Każdy członek Komitetu może także wyrazić zdanie odrębne (votum separatum) od werdyktu Komitetu.
Kanały komunikacji a podejmowanie decyzji
Na wiki Komitetu Arbitrażowego podejmowane są w szczególności decyzje:
przyjęcie lub odrzucenie wniosku o arbitraż,
głosowanie w sprawie przyjęcia lub odrzucenia werdyktu,
głosowanie w sprawie wyboru przewodniczącego i sekretarza Komitetu,
głosowanie w sprawie odsunięcia arbitra z prac nad danym wnioskiem o arbitraż,
ponadto wiki Komitetu służy do redagowania wspólnych komunikatów oraz formułowania treści przegłosowanego werdyktu.
Lista dyskusyjna Komitetu Arbitrażowego oraz inne zaaprobowane wcześniej przez arbitrów komunikatory internetowe służą do ogólnej dyskusji nad złożonymi wnioskami oraz sprawami organizacyjnymi Komitetu Arbitrażowego. Mogą one służyć również do powiadamiania członków o pojawieniu się nowych wniosków o arbitraż, terminach i wynikach głosowań itd. Na liście dyskusyjnej i za pomocą innych komunikatorów internetowych można przeprowadzać głosowania nad mniej ważnymi sprawami, które nie wymagają zgody większości członków Komitetu.
