Zarządzanie projektami

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Zarządzanie projektem – zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizacja i kontrola zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektu.

Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu.

Można też powiedzieć, iż jedną ze składowych zarządzania projektem jest praktyczna wiedza o eliminowaniu ryzyka porażki na poziomie całego cyklu życia projektu. Ryzyko w projekcie bierze się głównie z niemożliwości wyeliminowania niepewności związanej z przyszłymi wydarzeniami na każdym etapie projektu wynikającej z dynamiki komunikacji pomiędzy uczestnikami, zmiennej wydajności zespołów projektowych, błędnego planowania oraz czynników otoczenia zewnętrznego.

Z innego punktu widzenia, zarządzanie projektem można zdefiniować jako naukę o definiowaniu i osiąganiu celów przy jednoczesnej maksymalnie możliwej optymalizacji użycia zasobów (np. czasu, pieniędzy, ludzi, itd.).

Zarządzanie projektem to pole działania i odpowiedzialności wielu osób w tym sponsora, kierownika projektu oraz uczestników projektu.

Ze względu na zakres uprawnień, odpowiedzialności i poziom wymaganych kompetencji najbardziej wyróżniającą się rolą w projekcie jest rola kierownika projektu. Kierownik projektu uczestniczy bezpośrednio w procesie zarządzania projektem, zajmuje się koordynacją zadań projektu pomiędzy uczestnikami projektu, utrzymuje motywację zespołu projektowego, w taki sposób by zrealizować założone cele projektu eliminując po drodze występujące problemy i ryzyka. Istotnym zakresem odpowiedzialności kierownika projektu jest również poprawna komunikacja ze sponsorem projektu i uczestnikami projektu w celu jasnego precyzowania kierunku kolejnych zmian i zauważania nowo pojawiających się zagrożeń.

Inną istotną rolą w projekcie jest sponsor projektu, który powołuje projekt do życia. Sponsor projektu jest jednocześnie osobą najbardziej uprawnioną do podejmowania wszelkich decyzji w projekcie, ale najczęściej podejmującą w projekcie decyzje kluczowe, w tym również mogące redefiniować zakres, budżet lub czas realizacji projektu. Sponsor podejmuje często również decyzję, co do wyboru kierownika projektu i przez cały czas wspiera jego osobę w trakcie realizacji projektu. Wszelkie decyzje sponsora są zawsze wiążące dla kierownika projektu.

W języku polskim przyjęły się głównie dwie nazwy określające tę samą dziedzinę wiedzy, zarządzanie projektami (zamiast zarządzania projektem) oraz zarządzanie przedsięwzięciami, z czego to pierwsze cieszy się największą popularnością. Wśród osób zajmujących się tą nauką zawodowo dużym powodzeniem cieszy się także angielskojęzyczne sformułowanie project management. Wszystkie te nazwy stosowane tu będą wymiennie.

Czym jest projekt?[edytuj | edytuj kod]

Same czynności, nawet najbardziej złożone, nigdy nie są projektem, ale projektem nie jest też plan czynności prostych, np. jak zrobienie śniadania. W praktyce cele projektowe powinny spełniać cechy SMART:

  • Specyficzny - jasno sprecyzowany,
  • Mierzalny - cel musi być możliwy do zmierzenia w celu stwierdzenia czy został osiągnięty,
  • Ambitny - powinien być ambitny by jego osiągnięcie wymagało wysiłku i pracy, nie może być czynnością rutynową, codzienną
  • Realny - by cele były mierzalne ich osiągnięcie musi być dla nas realne. Takie cele motywują.
  • Terminowy - cele są ograniczone ramami czasowymi[1].

W przeciwieństwie do procesu, projekt wykonuje się raz, a każdy projekt ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia (co nie oznacza jednak, że daty te nie mogą się zmieniać - w praktyce często tak się dzieje). Wyprodukowanie partii towaru na linii produkcyjnej zdecydowanie nie kwalifikuje się jako projekt, gdyż jest to proces powtarzalny, bez zaplanowanego końca; projektem mogłoby być np. zaplanowanie i zorganizowanie takiego procesu produkcyjnego.

Typowe projekty to projektowanie czy budowa budynku, programowanie, testowanie, czy też badania i testy nad nowym rodzajem lekarstwa. Czas trwania projektu to czas pomiędzy rozpoczęciem a zakończeniem projektu, który może wynosić minuty, godziny, tygodnie, miesiące czy nawet lata. Dokumentacja techniczna działającego urządzenia, czy oprogramowania nie jest projektem sensu stricto, lecz najwyżej zrealizowanym projektem.

Metodyki zarządzania projektem podkreślają, że każdy projekt jest zorientowany na stworzenie unikatowego produktu, usługi bądź innego konkretnego rezultatu.

Podejścia[edytuj | edytuj kod]

Ogólnie rzecz biorąc współcześnie stosuje się trzy podejścia do zarządzania projektami. Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków, jakie muszą zostać wykonane. W przeciwieństwie do tego, w podejściach Agile i Ekstremalnym projekt jest widziany raczej jako zbiór stosunkowo małych zadań, niż jako kompletny proces.

Podejście tradycyjne[edytuj | edytuj kod]

W tradycyjnym podejściu, wyróżniamy 5 faz projektu:

  1. inicjacja projektu
  2. planowanie projektu
  3. wykonywanie projektu
  4. monitorowanie projektu
  5. ukończenie projektu

Nie każdy projekt jednak przejdzie przez wszystkie te fazy, jako że projekty mogą zostać anulowane, i często w praktyce są, zanim osiągną swój koniec. Niektóre projekty nie posiadają kilku z wymienionych faz, niektóre zaś przechodzą przez niektóre z etapów kilkakrotnie.

Zarządzanie projektami stara się objąć następujące zmienne czynniki:

Trzy pierwsze czynniki są ściśle z sobą powiązane równaniem równowagi projektu. Zawsze ustalenie dwóch z nich powoduje, że trzeci jest wynikowy. I tak np. ustalenie zakresu projektu i harmonogramu ustala jego koszty zgodnie z zasadą, iż większy zakres wymaga większego budżetu. Ustalenie krótszego czasu wykonania, w większości przypadków powiększa koszty. Obniżenie budżetu zawsze wiąże się z ograniczeniem zakresu, wydłużeniem czasu projektu lub obu naraz.

Podejście Agile i Ekstremalne[edytuj | edytuj kod]

W ostatnich latach w badaniach nad praktyką zarządzania projektami[2] obserwuje się coraz częściej stosowane dwa nietradycyjne style kierowania projektem. W szczególności widać to w rosnącej liczbie projektów informatycznych, internetowych, naukowo - badawczych, oraz związanych z generowaniem innowacji. Te dwa podejścia to:

  • Podejście Agile (brak upowszechnionego polskiego odpowiednika) – tu menedżer projektu ma jedynie cel. Realizując go, nie podąża za wcześniej ustalonym planem, lecz za ciągle zmieniającymi się potrzebami odbiorców projektu. Podejście to stosowane jest często w projektach informatycznych i internetowych. Np. w tradycyjnym podejściu menedżer określiłby cel powstania jakiegoś złożonego oprogramowania, a potem nakazał programistom pracę wg z góry ustalonego planu. W Agile programiści najpierw napiszą niewielką aplikację o podstawowych funkcjach (swoiste „serce”), a potem oddadzą ją klientom  - jeszcze nie w pełni gotową. Następnie przez wiele miesięcy będą tą aplikację rozbudowywać, opierając się nie na planie projektowym, ale na zgłaszanych przez klientów potrzebach i opiniach – których w tradycyjnym podejściu na etapie planowania nie dałoby się przewidzieć.
  • Ekstremalne Zarządzanie Projektem – gdy nie jest precyzyjny ani cel projektu ani jego plan. To najczęściej projekty rozwojowo-badawcze. Naukowcy - prowadząc eksperymenty czy analizy – nie są w stanie nawet przewidzieć, co w ich efekcie powstanie, kiedy zakończą się prace i jak będzie można wdrażać efekty prac laboratoryjnych. Mimo tej ciągłej zmienności nadal trzeba kierować zespołem projektowym, budżetem, harmonogramem prac – elastycznie dostosowując go do sytuacji. Tu menedżer codziennie od nowa decyduje, w którym kierunki skierować wysiłek zespołu projektowego.  

Zobacz też[edytuj | edytuj kod]

Przypisy

  1. Beata Jałocha, Podstawy zarządzania projektami - materiały szkoleniowe, Kraków maj 2011, GT Mentor, s. 7
  2. Training Projects, Rafał Szczepanik: Badanie "Szkolenie menedżerów projektów". [dostęp 2014-08-31].

Bibliografia[edytuj | edytuj kod]

  1. Beata Jałocha, Podstawy zarządzania projektami - materiały szkoleniowe, GT Mentor, Kraków maj 2011.
  2. Kerzner, H., Advanced Project Management. Wiley; 2nd edition, USA 2004.
  3. NCB Polskie wytyczne kompetencji IMPA, ver. 3,0 [red: Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M.] Stowarzyszenie Project Management Polska, Warszawa, 2009.
  4. Project Management Institute (2008) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)-Fourth Edition. Newtown Square, PA: Author.
  5. PRINCE2 : skuteczne zarządzanie projektami / OGC ; [tł. i oprac.wersji polskiej zespół red. Iwona Semik-Żbikowska et al.], TCO, Londyn, 2010.
  6. Spałek, S., Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice 2004.
  7. Trocki, M., Sońta-Drączkowska, E. (red.) (2009), Strategiczne zarządzanie projektami, Bizzare, Warszawa.