Inwentaryzacja

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj
Ten artykuł dotyczy rachunkowości. Zobacz też: inne znaczenia tego słowa.

Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:

  1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
  2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:

  • uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
  • rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
  • dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
  • przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:

  • przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
  • wyceny wartości spisanych składników,
  • uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
  • porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
  • ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
  • postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
  • wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:

  • spis z natury – dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
  • uzgadnianie sald z kontrahentami – obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
  • weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.

Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.

Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.

Spis z natury powinien zostać poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Metody inwentaryzacji[edytuj]

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:

Zakres inwentaryzacji[edytuj]

Inwentaryzacja dotyczy w dużej mierze towarów handlowych, ale nie tylko. Ponieważ mogą to być również niegotowe towary, a więc np. materiały, które służą do wyrobu danego towaru lub gotowe wyroby czy półwyroby.

W przepisach prawa (§ 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR) wypisane są te rzeczy, które mogą być ujęte w remanencie. Między innymi są to:

  • towary handlowe,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
  • półwyroby,
  • produkcję w toku,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady.

Dla wyjaśnienia ww. elementów, poniżej znajduje się ich szerszy opis (wyjaśnienie):

  • Towary handlowe – to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym
  • Materiały podstawowe – to materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu
  • Materiały pomocnicze – to materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
  • Wyroby gotowe – to wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony
  • Braki – to m.in. towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
  • Odpady – to materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Zawartość inwentaryzacji - dane[edytuj]

Obowiązkowe elementy danych jakie muszą znaleźć się w dokumencie spisu z natury (inwentaryzacja) to:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy (nazwę firmy),
  • datę sporządzenia,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku,
  • jednostkę miary,
  • ilość materiałów i towarów wyliczoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • w razie wyksięgowania kosztu z KPiR w związku z jego nieopłaceniem w ustawowo przewidzianym terminie – wartość pomniejszenia, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”.
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).[1]


Przypisy