Inwentaryzacja

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
Ten artykuł dotyczy rachunkowości. Zobacz też: inne znaczenia tego słowa.

Inwentaryzacja – ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas wykonania spisu faktycznego (stan rzeczywisty), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:

  1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
  2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.

Cele inwentaryzacji[edytuj | edytuj kod]

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:

  • uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
  • rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
  • dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
  • przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:

  • przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
  • wyceny wartości spisanych składników,
  • uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
  • porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
  • ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
  • postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
  • wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.

Rodzaje inwentaryzacji[edytuj | edytuj kod]

Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:

  • spis z natury – dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
  • uzgadnianie sald z kontrahentami – obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
  • weryfikacja stanu ewidencyjnego – dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.

Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.

Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.

Spis z natury powinien zostać poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Metody inwentaryzacji[edytuj | edytuj kod]

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:

Etapy inwentaryzacji[edytuj | edytuj kod]

Proces inwentaryzacji najczęściej składa się z następujących etapów[1].

1. Etap przygotowawczy[edytuj | edytuj kod]

Obejmuje szereg czynności proceduralnych, formalnych i organizacyjnych takich jak zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji, powołanie komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, przygotowanie harmonogramu inwentaryzacji, dokumentacji inwentaryzacyjnej, odpowiednie oznakowanie majątku oraz przygotowanie sprzętu potrzebnego do przeprowadzenia spisu z natury. Z technicznego punktu widzenia bardzo ważnym elementem tego etapu jest unikalne oznakowanie wszystkich składników majątku, aby każdy z nich można było jednoznacznie zidentyfikować. Nie mniej istotne jest również dokładne przygotowanie dokumentacji, w tym druków ścisłego zarachowania (arkuszy spisowych).

2. Przeprowadzenie spisu z natury[edytuj | edytuj kod]

Spis z natury, często określany również mianem remanentu, stanowi techniczny aspekt inwentaryzacji i polega na dokładnym zaewidencjonowaniu wszystkich składników majątku. W efekcie otrzymuje się pełny obraz stanu faktycznego, który następnie jest porównywany ze stanem księgowym.

Spis z natury można przeprowadzać ręcznie, z wykorzystaniem papierowych arkuszy, lub komputerowo[2]. Drugi sposób jest dziś powszechnie stosowanym rozwiązaniem, ponieważ znacznie skraca czas wykonywania poszczególnych czynności.

Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie spisu są wyposażone w czytniki kodów kreskowych lub częściej - w kolektory danych. Skanując oznaczenia na poszczególnych składnikach majątku system komputerowy zapamiętuje dane i po zakończeniu wszystkich czynności automatycznie generuje pełny arkusz spisu z natury.

W praktyce stosowane są dwie metody znakowania i spisywania stanu majątku[3]:

Druga metoda jest znacznie wygodniejsza, ponieważ osoba przeprowadzająca spis nie musi celować skanerem w każdy kod pojedynczo, na każdym asortymencie. Kolektor danych automatycznie odczytuje zapisane w znacznikach RFID dane, tuż po ich wykryciu w pobliżu urządzenia (zasięg odczytu to zwykle kilka metrów).

3. Porównanie spisów ze stanami odnotowanymi w ewidencji księgowej[edytuj | edytuj kod]

Po przeprowadzeniu spisu z natury następuje porównanie stanu faktycznego ze stanem w ewidencjach księgowych oraz ustalenie różnic inwentarzowych. Komisja inwentaryzacyjna analizuje wszystkie niedobory i nadwyżki, a także określa przyczyny ich powstania. Różnice mogą wynikać z naturalnego zużycia majątku, sprzedaży, zakupów nowych składników, ale także strat, czy uszkodzeń.

4. Aktualizacja informacji w ewidencjach księgowych[edytuj | edytuj kod]

Po określeniu różnic inwentarzowych i wskazaniu ich przyczyn należy zaktualizować stan majątku w ewidencji księgowej. Zaewidencjonowany stan musi odpowiadać stanowi faktycznemu na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji. Na tym etapie określa się również wartość posiadanego majątku i dokonuje wyceny jego poszczególnych składników. Istotnym aspektem jest także rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych oraz podjęcie decyzji dotyczących zidentyfikowanych nadwyżek i niedoborów.

5. Zakończenie inwentaryzacji[edytuj | edytuj kod]

Ostatnim etapem inwentaryzacji jest formalne zakończenie, sporządzenie sprawozdania i zarchiwizowanie dokumentacji. Zebrane informacje powinny być wykorzystane w praktyce w celu doskonalenia zarządzania majątkiem oraz kolejnych procesów inwentaryzacyjnych.

Zakres inwentaryzacji[edytuj | edytuj kod]

Inwentaryzacja dotyczy w dużej mierze towarów handlowych, ale nie tylko. Ponieważ mogą to być również niegotowe towary, a więc np. materiały, które służą do wyrobu danego towaru lub gotowe wyroby czy półwyroby.

W przepisach prawa (§ 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)[4] wypisane są te rzeczy, które mogą być ujęte w remanencie. Między innymi są to:

Dla wyjaśnienia ww. elementów, poniżej znajduje się ich szerszy opis (wyjaśnienie):

  • Towary handlowe – to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym
  • Materiały podstawowe – to materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu
  • Materiały pomocnicze – to materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
  • Wyroby gotowe – to wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony
  • Braki – to m.in. towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
  • Odpady – to materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Biblioteki, archiwa i muzea oraz inne jednostki sektora kultury, są zobowiązane do prowadzenia Inwentaryzacji swoich zbiorów, zgodnie z odnośnymi przepisami.

Zawartość inwentaryzacji – dane[edytuj | edytuj kod]

Obowiązkowe elementy danych jakie muszą znaleźć się w dokumencie spisu z natury (inwentaryzacja) to:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy (nazwę firmy),
  • datę sporządzenia,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników majątku,
  • jednostkę miary,
  • ilość materiałów i towarów wyliczoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • w razie wyksięgowania kosztu z KPiR w związku z jego nieopłaceniem w ustawowo przewidzianym terminie – wartość pomniejszenia, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”.
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników)[5].

Przypisy[edytuj | edytuj kod]

  1. 4 etapy inwentaryzacji w przedsiębiorstwie - Analiza finansowa, analizafinansowa.pl [dostęp 2019-08-30].
  2. Elektroniczny spis z natury - Szybka inwentaryzacja [dostęp 2019-08-30] (pol.).
  3. Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia [dostęp 2019-08-30] (pol.).
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003  r. nr 152 , poz.  1475) z późn. zm.
  5. Koniec roku – remanent – e-Deklaracje – podatkowy serwis informacyjny, www.e-deklaracje.pl [dostęp 2016-12-12].