Apostil

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Apostil (apostille) (z franc. apostille) – poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie (np. aktu notarialnego, tłumaczenia przysięgłego lub odpisu aktu stanu cywilnego) umożliwiające legalne użycie go w innym państwie. Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi.

Zasady używania apostilli reguluje konwencja haska z 5 października 1961 r.[1], ratyfikowana między innymi przez Polskę. Apostille sporządzany jest według wzoru załączonego do konwencji i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie lub odrębnego dokumentu do niego dołączanego.

Konwencja haska, znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, została przyjęta pod egidą Haskiej Konferencji Międzynarodowego Prawa Prywatnego. Celem organizacji, do której należą 64 państwa, jest prowadzenie prac zmierzających do postępującej unifikacji zasad międzynarodowego prawa prywatnego. Ostateczny projekt Konwencji został przyjęty na IX Sesji Konferencji. Konwencja weszła w życie 21 sierpnia 1964 r. Obecnie przyjęło ją ponad osiemdziesiąt państw.

Przedmiotem Konwencji jest zniesienie legalizacji dokumentów urzędowych, wymaganej w sytuacji, gdy dokument sporządzony w jednym z krajów jest używany w innym. Konieczność potwierdzenia autentyczności takiego dokumentu wiązało się z kłopotliwą procedurą dokonywaną poprzez urzędy konsularne.

Pracując nad usprawnieniem procesu potwierdzania autentyczności dokumentów zagranicznych, autorzy Konwencji zdawali sobie sprawę, że całkowite zniesienie procedury legalizacji doprowadziłoby do sytuacji, w której osoba podważająca autentyczność określonego dokumentu zagranicznego będzie musiała, w celu znalezienia dowodów fałszerstwa, zwrócić się do podmiotu, który miałby taki dokument wydać. Dlatego zdecydowano się na uproszczenie procedury poprzez wprowadzenie możliwości wystawienia przez władze pojedynczego poświadczenia w kraju pochodzenia dokumentu, zwolnionego z konieczności dalszych poświadczeń.

Zgodnie z art. 1 Konwencji za urzędowe uznawane są dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, dokumenty administracyjne, akty notarialne, urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym.

Konwencja nie stosuje się do dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych oraz dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Do poświadczenia autentyczności dokumentu wystarczy dołączenie do niego poświadczenia – apostille. Apostille jest sporządzany według wzoru dołączonego do tekstu Konwencji, na wniosek osoby, która podpisała dany dokument lub tej, która jest jego posiadaczem.

Każde z państw sygnatariuszy wyznaczyło organy uprawnione do jego wydania. Państwo powiadamia o wyborze Ministerstwo Spraw Zagranicznych Holandii w momencie składania dokumentu ratyfikacyjnego lub przystąpienia lub oświadczenia o rozszerzeniu. Powiadamia także o każdej zmianie wyznaczonych organów.

Użycie apostilu nie zawsze jest konieczne lub możliwe. Niektóre państwa w drodze umów międzynarodowych zniosły wymóg legalizacji lub dodatkowych poświadczeń w stosunku do niektórych typów dokumentów. Np. międzynarodowe odpisy akt stanu cywilnego są ważne we wszystkich krajach, które ratyfikowały Konwencję nr 17 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego.

Inne państwa, między innymi Kanada, nie ratyfikowały konwencji haskiej z 5 października 1961 r. i tryb legalizacji dokumentów w tych państwach jest inny — legalizacji dokonuje urzędnik konsularny państwa, z którego dokument pochodzi.

Przykład: W przypadku wydania apostille do tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego prowadzącego działalność w Polsce odpowiednim urzędem jest Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych[2].

W większości krajów europejskich organem formalnie wydającym apostile są Ministerstwa Spraw Zagranicznych, które w celu ułatwienia dostępności delegują nadawanie apostili lokalnym urzędom. W Stanach Zjednoczonych apostile wydają sekretarze stanu poszczególnych stanów.

Przypisy

  1. [1] Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents
  2. Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Linki zewnętrzne[edytuj | edytuj kod]