Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj
Diagram obrazujący obieg przesyłek w systemie EZD

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych[1].

Decyzja w sprawie wyboru systemu EZD[edytuj]

Obok systemu EZD czynności kancelaryjne mogą być wykonywane w systemie tradycyjnym. Decyzja o wyborze systemu należy do kierownika podmiotu. Nie istnieje domniemanie na rzecz systemu tradycyjnego. Kierownik powinien opowiedzieć się za którymś z systemów. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. Wiąże się to z koniecznością poniesienia wysokich kosztów na wdrożenie systemu EZD. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Katalog wyłączeń może być zmieniany w ramach danego urzędu[2].

Czynności kancelaryjne w Systemie EZD[edytuj]

Nie wszystkie systemy teleinformatyczne można określać mianem Systemu EZD. Aby dany system można było uznać za EZD, wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach tego systemu. W szczególności dotyczy to:

  1. prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
  2. wykonywania dekretacji;
  3. wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
  4. prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw, innych niż EZD;
  5. gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych sprawach[3].

Przypisy

  1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67), § 2 pkt 13.
  2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, § 1 ust. 2–6.
  3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, § 10.

Bibliografia[edytuj]