Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) – typ systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiającego wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych[1].
Decyzja w sprawie wyboru systemu EZD[edytuj | edytuj kod]
Obok systemu EZD czynności kancelaryjne mogą być wykonywane w systemie tradycyjnym. Decyzja o wyborze systemu należy do kierownika podmiotu. Nie istnieje domniemanie na rzecz systemu tradycyjnego. Kierownik powinien opowiedzieć się za którymś z systemów. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. Wiąże się to z koniecznością poniesienia wysokich kosztów na wdrożenie systemu EZD. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Katalog wyłączeń może być zmieniany w ramach danego urzędu[2].
Czynności kancelaryjne w Systemie EZD[edytuj | edytuj kod]
Nie wszystkie systemy teleinformatyczne można określać mianem Systemu EZD. Aby dany system można było uznać za EZD, wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach tego systemu. W szczególności dotyczy to:
- prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
- wykonywania dekretacji;
- wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
- prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw, innych niż EZD;
- gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw[3].
Przypisy[edytuj | edytuj kod]
- ↑ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67), § 2 pkt 13.
- ↑ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, § 1 ust. 2–6.
- ↑ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, § 10.