Kancelaryjny system tradycyjny

Obieg pisma w systemie tradycyjnym

System tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

• Jest to jeden z dwóch systemów, w jakich podmiot wykonuje czynności kancelaryjne (drugi to system EZD).
• Decyzję o wyborze systemu wykonywania czynności kancelaryjnych jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu podejmuje kierownik podmiotu tj. wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku między gminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.
• Decyzja o wyborze danego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych nie musi dotyczyć wszystkich spraw załatwianych w urzędzie, istnieje możliwość stosowania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, które wskazuje kierownik podmiotu.

Bibliografia

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67).