Spis spraw w kancelaryjnym systemie tradycyjnym

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj
zał. 1

Spis spraw w systemie tradycyjnym - formularz (zał. 1) , którego postać może być papierowa albo elektroniczna do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej. Może być utworzony przy pomocy narzędzi informatycznych takich jak : plik arkusza kalkulacyjnego, baza danych, edytor tekstu itp.[1]

Zgodnie z §53 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (Instrukcja kancelaryjna), jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.) spis spraw w systemie tradycyjnym powinien zawierać następujące dane:

  1. Odnośnie do całego spisu:
    • oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
    • oznaczenie komórki organizacyjnej,
    • symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
    • hasło klasyfikacyjne z wykazu akt,
  1. W odniesieniu do każdej sprawy w spisie:
    • liczba porządkową,
    • tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
    • nazwę podmiotu do którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
    • znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
    • datę wszczęcia sprawy,
    • datę ostatecznego załatwienia sprawy,
    • uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualne informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

W systemie tradycyjnym w każdym roku kalendarzowym zakłada się nowy spis spraw, który wkłada się do właściwych teczek aktowych. Dopuszcza się w sytuacji znikomej, w której zgodnie z § 53 pkt. 4 liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

Przypisy

  1. A. Prasal, Zarządzanie dokumentacją i informacją, Warszawa 2011, s. 45

Bibliografie[edytuj | edytuj kod]

  1. A. Prasal, Zarządzanie dokumentacją i informacją, Warszawa 2011
  2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolity rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011r.)