Rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowa kwalifikacyjna – proces oceny i selekcji kandydata przez przedstawiciela przedsiębiorstwa lub organizacji, przeprowadzany w celu zatrudnienia. Podczas tego procesu, pracodawca ustala, czy kandydat jest odpowiednią osobą do danego stanowiska, jaki wkład może wnieść do firmy, oraz czy dopasuje się do zwyczajów w niej panujących.

Rola

Rozmowa kwalifikacyjna poprzedza zatrudnienie pracownika. Etap rozmowy świadczy zwykle o tym, że kandydat przeszedł wcześniejsze etapy selekcji (np. złożył CV, wykonał zadanie, zdał test) i został wybrany na rozmowę spośród innych kandydatów. Rozmowa jest prowadzona z potencjalnym pracodawcą lub jego przedstawicielem (często z zawodowym rekruterem), w celu wzajemnego poznania się i stwierdzenia, czy istnieje zbieżność interesów między kandydatem a potencjalnym pracodawcą. Podczas rozmów można poznać wartości wyznawane przez firmę, jej kulturę organizacyjną, oczekiwania i wymagania na danym stanowisku pracy. Kandydat do pracy na rozmowie kwalifikacyjnej ma możliwość zaprezentowania swojej osoby, przekonanie potencjalnego pracodawcy do nawiązania współpracy oraz wskazanie korzyści, jakie odniesie pracodawca z zatrudnienia kandydata.

Wymagania wobec kandydata

Rozmowa rekrutacyjna ma na celu pogłębienie informacji o kandydacie oraz ocenę, w jakim stopniu kandydat wypełnia stawiane wymagania w zakresie takim jak:

• Wiedza – co kandydat musi wiedzieć, aby móc dobrze spełniać swoje funkcje na danym stanowisku
• Kompetencje behawioralne – to typy zachowań, jakie są niezbędne do wykonywania określonej funkcji oraz uzyskiwania w niej dobrych wyników
• Kwalifikacje i szkolenia – szkoły, studia, szkolenia zawodowe i techniczne, jakie powinien przejść kandydat ubiegający się na dane stanowisko
• Umiejętności i zdolności – co kandydat powinien umieć, żeby pełnić funkcje na stanowisku
• Doświadczenie – działania i osiągnięcia, jakie posiada kandydat, które mogą w przyszłości prognozować sukces
• Wymagania specyficzne – wszystkie dodatkowe wymagania, jakie będzie się oczekiwać od pracownika. Może to być np. wzrost sprzedaży, rozwój nowych rynków, tworzenie nowych produktów, systemów
• Szczególne wymagania – gotowość do podróży służbowych, elastyczność czasu pracy, dostępność poza godzinami pracy.

Rodzaje rozmów

Wywiad kompetencyjny

Jest to rodzaj rozmowy kwalifikacyjnej mającej na celu zweryfikowanie przez pracodawcę predyspozycji i kwalifikacji kandydata, manifestujących się w sytuacjach, z którymi musiał zmierzyć się w pracy. W tym celu osoba prowadząca rozmowę konstruuje pytania dotyczące kompetencji zawodowych przydatnych na określonym stanowisku, np. dotyczących kreatywności, umiejętności pracy w zespole czy decyzyjności. Kandydat opowiada o konkretnych problemach, jakie pojawiły się podczas jego kariery zawodowej i opisuje zaproponowane przez siebie rozwiązanie, co daje rekruterowi obraz umiejętności i postaw osoby rekrutowanej.

Studium przypadku

Jest to rodzaj rozmowy kwalifikacyjnej, w której kandydatowi podaje się do rozwiązania hipotetyczny problem w pracy, na który ma za zadanie wymyślić rozwiązanie. Problem zazwyczaj dotyczy specyfiki pracy na stanowisku, o które osoba rekrutowana się ubiega. Pytania mogą także dotyczyć spraw niezwiązanych bezpośrednio z wymaganiami stawianymi przez pracodawcę na konkretnym stanowisku, ale sprawdzać na przykład jego sposób radzenia sobie w kryzysowych sytuacjach. W tego rodzaju rozmowy oczekuje się od kandydata przedstawiania rozwiązań w logiczny i uporządkowany sposób, nie obierając przy tym klucza najlepszej możliwej odpowiedzi.

Wywiad behawioralny

W tej formie rozmowy kwalifikacyjnej, podobnie jak w wywiadzie kompetencyjnym, rekruter zadaje pytania dotyczące realnych sytuacji z życia kandydata, z tym że na celu ma uzyskanie informacji nie tyle o jego kompetencjach, a określenie jak może zachowywać się w konkretnych sytuacjach, które mogą się pojawić na jego stanowisku. Osoba rekrutowana opowiada o swoich przeżyciach w poprzedniej pracy, co w założeniu ma najlepiej przewidzieć jego przyszłe zachowanie i wyniki. Ten typ rozmowy cechuje się większą konkretnością pytań, dotyczącą jego sukcesów i porażek, co nadaje mu większą wiarygodność, tym bardziej że rekruter może zadawać pytania zmuszające do bardziej wyczerpującej wypowiedzi, na przykład dotyczące tego, czy kandydat postąpiłby podobnie w podobnej sytuacji, czy raczej zmienił swoje zachowanie.

Techniki prowadzenia rozmów

Sposobem uzyskiwania takich informacji w rozmowie kwalifikacyjnej jest wypytywanie, czyli zadawanie pytań na różne tematy, stawianie kandydata w różnych hipotetycznych sytuacjach (Co by było gdyby…? itp.). Zaletą rozmów komisyjnych jest to, że różni członkowie komisji mogą zadawać różne pytania, z różnych dziedzin i różnych punktów widzenia, dając pozostałym członkom okazje do wyciągnięcia wniosków o możliwościach, kompetencjach i postawach kandydata. Pytania powinny być tzw. pytaniami otwartymi, czyli takimi, które wymagają obszerniejszych wypowiedzi i przedstawienia wielu danych, a nie tylko odpowiedzi typu „tak – nie”.

Charakter rozmowy

Rozmowę kwalifikacyjną można opisać jako rozmowę, która służy określonemu celowi. Celem tym jest uzyskanie niezbędnych informacji, rozszerzających informacje zawarte w curriculum vitae i liście motywacyjnym, po to by sprawdzić, czy osoba spełnia warunki dla danego stanowiska. Rozmowa uzupełnia je bardziej szczegółowo o informacje dotyczące wcześniejszych osiągnięć, doświadczeń i cech osobowości, które w samym CV bardzo trudno przedstawić. Rozmowę należy zaplanować, pokierować nią tak, by osiągnąć wcześniej zamierzony cel, czyli dokonać trafnej oceny kandydata względem określonego stanowiska.

Typy rozmów

Rozmowa bezpośrednia

Polega na osobistym spotkaniu się reprezentanta przedsiębiorstwa i kandydata. Zwykle odbywa się to w siedzibie przedsiębiorstwa, rzadziej w innym miejscu, gdy dojazd do przedsiębiorstwa jest trudny lub wyznaczone miejsce ma szczególne znaczenie. Osoba prowadząca spotkanie zwykle wychodzi po kandydata i rozmawiają w specjalnie przeznaczonym do tego celu pokoju. Często na rozmowie jest więcej niż jedna osoba rekrutująca.

Rozmowa przez telefon

Rozmowa przez telefon może służyć kandydatowi do odpowiadania na ogłoszenia prasowe, a także do pozyskania informacji na temat ewentualnych wolnych miejsc pracy. Poszukujący pracownika zwykle telefonuje do kandydata jedynie w celu umówienia na spotkanie rekrutacyjne. Czasem jednak praktykuje się rozmowę telefoniczną jako jeden z etapów rekrutacji (np. w celu weryfikacji kompetencji w języku obcym lub predyspozycji do prowadzenia rozmów telefonicznych). Selekcja telefoniczna odbywa się także, gdy na dane stanowisko jest wiele chętnych.

Rozmowa przez Internet

Coraz popularniejszą formą rozmów kwalifikacyjnych jest rozmowa przez Internet. Służą do tego komunikatory typu Skype. Praktykuje się ją zwykle, gdy kandydat nie może fizycznie spotkać się z rekruterem, bo np. obecnie pracuje w innym mieście lub innym kraju, ale planuje przenieść się do tego, gdzie aplikuje do pracy.

Przykładowe pytania do kandydata

• Osobowość i motywacja
  • Jakie są Pana/i mocne strony?
  • Jakie ma Pan/i słabe strony?
  • Co sądzi Pan/i o swoim poprzednim szefie?

• Dlaczego odszedł Pan/i z poprzedniej pracy?

• Umiejętności i zdolności
  • Jak pracuje Pan/i pod presją czasu?
  • Jak przyjmuje Pan/i krytykę?
  • Proszę opowiedzieć o jakimś trudnym problemie, z którym musiał/a się Pan/i uporać.
  • Jakie decyzje najtrudniej jest Panu/i podejmować?
• Cele zawodowe
  • Jakie są Pana/i cele zawodowe?
  • Czy widziałby/ałaby się Pan/Pani na stanowisku kierowniczym?
• Studia i osiągnięcia
  • Czy podczas nauki miał Pan/i jakieś szczególne osiągnięcia, nagrody, wyróżnienia? Jakie?
  • Jakie były Pana/i największe sukcesy osiągnięte podczas studiów?
  • Jakie porażki odnosił Pan/i w czasie studiów?
• Pozazawodowe zajęcia
  • Jakie są Pana/i zainteresowania?
  • Co Pan/i lubi robić w wolnym czasie?
• Finanse
  • Jakie wynagrodzenie by Pana/Panią satysfakcjonowało?
• Plany zawodowe
  • Co skłoniło Pana/Panią, by aplikować o tę pracę?
  • Jakie są Pana/i oczekiwania wobec pracy?
  • Czy ma Pan jakieś obawy związane z tym stanowiskiem?

Trudne pytania

Niektóre pytania jakie zadaje rekruter mogą się wydawać trudne i krępujące. Zwykle są zadawane po to, by ocenić jak dana osoba radzi sobie w stresujących sytuacjach i czy jest zatem odpowiednią osobą na dane stanowisko. Pytania te są trudne, ponieważ mogą dotyczyć słabych stron, lub dotykać obszaru osobistego. Rekruter może podać w wątpliwość kwalifikacje aplikanta, zapytać o relacje z byłym pracodawcą lub o wady kandydata.

Przygotowania do rozmowy

Przygotowanie przed rozmową jest to forma autoprezentacji rozumianej jako „kontrolowanie sposobu, w jaki widzą nas inni” działanie mające na celu jak najlepsze zaprezentowanie się w czasie spotkania o pracę. Obejmuje ono kwestie natury fizycznej (wygląd, strój, makijaż i dodatki u kobiet), jak też zachowania (pozycja siedzenia, gestykulacja, mowa ciała).

• Wygląd zewnętrzny

O tym jak kandydat zostanie odebrany przez rozmówce decyduje pierwsze 15 sekund (mechanizm pierwszego wrażenia). Powstała w tym czasie ocena może być decydującą, gdyż zmiana tego wrażenia jest trudna i wymaga czasu, którego w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej jest niewiele.

• • Aparycja, wygląd zewnętrzny – czyste i zadbane dłonie, twarz (u kobiet: delikatny makijaż, adekwatny do sytuacji; u mężczyzn: schludny zarost lub jego brak), schludna i czysta fryzura.
  • Ubiór – schludny, czysty. Powinien odpowiadać standardom firmy, do której kandydat składa podanie o pracę. Dzięki temu aplikant będzie stwarzał wrażenie adekwatności do sytuacji i miejsca.
  • Wygląd dokumentów aplikacyjnych – w głównej mierze rekruterzy zwracają uwagę na osiągnięcia, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, plany długoterminowe, ale także na samą estetykę i czytelność dokumentów.
  • Przygotowanie przed rozmową – ważne, by przed rozmową zapoznać się z działalnością przedsiębiorstwa, znać jego nowe projekty lub istotne wydarzenia, do których aplikant może nawiązać w trakcie rozmowy. Świadczyć to będzie o jego zainteresowaniu przedsiębiorstwem i zwykle jest dobrze odbierane przez osobę prowadzącą rozmowę.
  • Planowanie dojazdu na miejsce spotkania – warto zadbać o to, by wziąć zapas czasowy przed spotkaniem rekrutacyjnym, tak by niespodziewane okoliczności nie spowodowały spóźnienia, co powoduje dodatkowy stres i mogłoby zostać źle odebrane przez osobę prowadzącą rozmowę.

Zalety i wady rozmów

• • Daje osobom prowadzącym rozmowę możliwość zapoznania się z potencjalnym pracownikiem, zadania mu pytań, które uzupełnią CV, oraz zbadać w jakim stopniu osoba aplikująca jest dopasowana do stanowiska.
  • Umożliwia osobie prowadzącej rozmowę opisanie warunków pracy, prezentację stanowiska pracy oraz struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
  • Daje kandydatom możliwość zadawania pytań dotyczących zasad i warunków zatrudnienia, dodatkowych świadczeń, możliwości rozwoju, prowadzonych szkoleń.
  • Pozwala kandydatowi ocenić organizację, stanowisko pracy, dokładniej poznać oczekiwania i korzyści.

Na co najczęściej, zwracają uwagę rekruterzy, podczas rozmowy kwalifikacyjnej

• punktualność,
• wygląd zewnętrzny (głównie ubiór),
• kulturę osobistą,
• sposób i styl odpowiedzi na pytania,
• sposób sformułowania pytań,
• inteligencja,
• lojalność wobec poprzedniego pracodawcy,
• poczucie własnej wartości,
• odporność na stres,
• wiedza na temat firmy,
• znajomość branży.

Zobacz też

• techniki rekrutacji
• dobór personelu
• assessment center
• rekrutacja

Bibliografia

• Armstrong M., (2011) Zarządzanie zasobami ludzkimi, Warszawa: Wolters Kluwer Polska Sp.zo.o.
• Adamiec M., Kożusznik B., (2000), Zarządzanie Zasobami Ludzkimi Aktor-Kreator-Inspirator, Kraków: Akademia.
• Kulczycka L,. (2013), Jak najlepiej zaprezentować się podczas rozmowy kwalifikacyjne, Warszawa: Wolters Kluwer Polska SA.
• Lunden B., (2003) Rekrutacja pracowników, Gdańsk: BL Info Polska Sp. z o.o.
• Thiel E.,(1996) Komunikacja niewerbalna – mowa ciała, Wrocław: Astrum.
• Leary M.,(2004), Wywieranie wrażenia na innych. O sztuce autoprezentacji, Gdańsk: GWP.
• Leathers D. G., (2007), Komunikacja niewerbalna, Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN.

Linki zewnętrzne

• 5 sposobów na rozmowe o pracę
• ABC rozmowy kwalifikacyjnej. biurokarier.wszp.edu.pl. [zarchiwizowane z tego adresu (2014-02-01)].
• 10 żelaznych zasad rozmowy o pracę. portalwiedzy.onet.pl. [zarchiwizowane z tego adresu (2017-05-17)].
• 100 pytań, które mogą zostać zadane podczas rozmowy kwalifikacyjnej. poradnik-kariery.monsterpolska.pl. [zarchiwizowane z tego adresu (2012-05-04)].
• Rozmowa kwalifikacyjna, czyli jak dobrze się sprzedać. wup.lodz.pl. [zarchiwizowane z tego adresu (2013-03-31)].