Instant office

Instant Office (z angielskiego biura od ręki) znana także jako biuro serwisowane - usługa polegająca na wynajmowaniu w pełni wyposażonych i gotowych do pracy gabinetów biurowych, będących częścią większej powierzchni biurowej, wraz z obsługą recepcyjną i sekretarską, salami konferencyjnymi etc.

Biura serwisowane wybierane są głównie przez kilku - kilkunastososobowe firmy, które ze względów wygody i wizerunku, nie chcą prowadzić działalności z mieszkań wynajmowanych na cele biurowe i jednocześnie nie mogą zaakceptować ograniczeń i wymagań wiążących się z samodzielnym wynajęciem powierzchni biurowej. Biura serwisowane są lokowane najczęściej w nowoczesnych budynkach biurowych, leżących w centrach miast lub dzielnicach o biurowym charakterze. Obecnie firmy oferujące usługi biura serwisowanego działają w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu, Poznaniu, Gdańsku i Lublinie.

Użytkownicy biur serwisowanych mają do dyspozycji m.in.:

• wyposażone gabinety biurowe, wynajmowanych na wyłączność (w przeciwieństwie do coworkingu)
• recepcję, obsługiwaną przez operatora biura serwisowanego
• sale konferencyjne
• aneksy kuchenne z podstawowym zaopatrzeniem
• powierzchnie przeznaczone do mniej formalnych spotkań lub odpoczynku (aneksy kawiarniane, saloniki biznesowe)

Operator biura serwisowanego zapewnia także:

• dostęp do Internetu
• możliwość dzierżawy linii telefonicznych i telefonów stacjonarnych
• podstawowy sprzęt biurowy (faksy, skanery, drukarki, bindownice)
• codzienne sprzątanie
• obsługę korespondencji, kurierów
• rezerwacje taksówek, biletów, noclegów

Operatorzy biur serwisowanych najczęściej świadczą także usługi:

• wirtualnego biura
• najmu gabinetów biurowych na zasadzie odpłatności za godziny lub dni
• najmu sal konferencyjnych na godziny

Z usługi instant office korzystają również firmy mające już tradycyjne biura, lecz nie posiadające oddziału w danym mieście, zyskujące dzięki temu możliwość pozyskania własnego biura lub sali konferencyjnej np. na czas trwania delegacji.

Różnice między najmem tradycyjnego biura i biura serwisowanego	Biuro tradycyjne	Biuro serwisowane
Minimalna powierzchnia najmu	Najczęściej minimum 200-250 m kw.	Od około 15 m kw. (gabinet 2-3 osobowy).
Czas negocjacji umowy najmu	ok. 3-4 miesięcy	1 do kilkunastu dni
Czas przygotowania powierzchni	ok 3 miesięcy	1 do kilku dni
Minimalny okres najmu	5 lat (rzadziej 3 lata)	1 miesiąc
Obsługa recepcyjna	Zatrudnienie recepcjonistki	Udostępniona przez operatora
Sale konferencyjne	Do wydzielenia na własnej powierzchni	Udostępnione przez operatora
Aneksy kuchenne	Do wydzielenia na własnej powierzchni	Udostępnione przez operatora
Umeblowanie, zaopatrzenie, łącza, media	Własne umowy i dostawy	Udostępnione przez operatora