List motywacyjny

List motywacyjny – list składany najczęściej przez kandydata na miejsce pracy. Dokument ten składa się także w innych celach, np. starań o awans, podwyżkę itp. List motywacyjny bywa określany jako list intencyjny.

Dokument ten jest obok CV wymagany przez większość pracodawców jako warunek przyjęcia do procesu rekrutacyjnego na stanowisko pracy.

Podobnie, jak w przypadku curriculum vitae, w tym dokumencie powinna się znaleźć klauzula o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych w postaci:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883).

Układ listu motywacyjnego

List motywacyjny jest dokumentem o wymowie formalnej. Powinien być napisany jednolitą czcionką typu szeryfowego (Times, Book Antiqua lub pokrewne). Nie powinien przekraczać ³/₄ strony A4, a zamieszczone w nim informacje powinny być wyróżnione akapitami i odpowiednimi odstępami. List motywacyjny adresujemy do konkretnej osoby lub instytucji, raczej nie stosujemy formy wypowiedzi opartej o wstęp, rozwinięcie i zakończenie, lecz 5-7 krótkich, zwięzłych i treściwych akapitów oraz opatrujemy zwrotem grzecznościowym i podpisem.

Nagłówek

W nagłówku po lewej stronie umieszczamy dane osobowe autora listu.
Poniżej, po prawej stronie umieszczamy miejsce i datę wydania listu (np. Poznań, 24 lipca 2008); najlepiej tak, żeby owe dane wydania (Poznań, 24 lipca 2008) znajdowały się w pierwszej lub ostatniej linijce danych autora.
Pod miejscem i datą wydania listu, po prawej stronie należy umieścić dane osobowe adresata.

Wstęp

Powinien zawierać krótkie przedstawienie swojej osoby (Jestem tegorocznym absolwentem ekonomii Uniwersytetu Warszawskiego...) oraz powód, dla którego list został napisany (W związku z zamieszczonym przez Państwa ogłoszeniem, chciałbym podjąć współpracę z... w charakterze...).

Rozwinięcie

W tej części motywujemy swoją chęć podjęcia pracy na określonym stanowisku (Praca w Państwa firmie pozwoli mi...), oraz przedstawiamy swoje kompetencje i kwalifikacje dotyczące stanowiska. List motywacyjny jest swoistą formą reklamy i autopromocji, należy jednak unikać przesady i "przekolorowywania" swojej osoby. Należy skupić się przede wszystkim na wymaganiach pracodawcy, unikając przedstawiania swoich oczekiwań w stosunku do przedstawionej oferty.

Zakończenie

Powinno krótko podsumować wcześniejszą treść listu (Liczę na to, że podane przeze mnie informacje...), należy również wyrazić gotowość do bezpośredniego spotkania (Z przyjemnością spotkam się z Państwem...).

Podstawowe zasady

• Każdorazowo należy starać się dostosować treść listu motywacyjnego do celu jego powstania. Jeśli aplikujemy na określone stanowisko pracy, list motywacyjny powinien odpowiadać na zapotrzebowanie wyrażone przez pracodawcę w wymaganiach zawartych w ogłoszeniu o pracę.
• Nie powiela się informacji, które można odnaleźć w CV, z zastrzeżeniem rozwinięcia informacji szczególnie istotnych dla pracodawcy (na przykład określonych w ogłoszeniu o pracę szczególnych kwalifikacji poszukiwanego pracownika).
• Należy zwracać uwagę na szczegóły. Przeczytanie własnego listu przed jego wysłaniem pozwoli uniknąć wielu błędów wynikających z kopiowania fragmentów tekstów, literówek, nieścisłości itp. Dobrym pomysłem jest również poproszenie o uwagi osoby trzeciej.
• Jeśli list motywacyjny jest wysyłany za pośrednictwem poczty e-mail, należy również zadbać o odpowiednią formę samej wiadomości, która w tym wypadku odgrywa rolę uzupełniającą wobec listu motywacyjnego. Należy pamiętać o tym, że zanim pracodawca odczyta załączniki, przeczyta treść wiadomości e-mail.
• Jeżeli wysyłamy list motywacyjny w załączniku (co jest dobrym pomysłem) należy wysłać go w pliku, który potencjalny pracodawca na pewno otworzy. Polecany jest format .pdf, który wygląda bardziej profesjonalnie niż .doc i jest łatwy do utworzenia, np. za pomocą darmowej aplikacji PDFCreator lub poprzez narzędzie wbudowane w pakiet OpenOffice lub MS Office 2007. Bardzo ważną zaletą pliku .pdf jest fakt, iż nie "rozlatuje" się, układ dokumentu zostaje zawsze zachowany i na każdym komputerze dokument wygląda tak samo.