Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj

Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością –

Opracowanie, wdrażanie i funkcjonowanie Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) jest związane z tworzeniem dokumentacji systemowej. Dokumentacja systemowa jest wymagana przez normę ISO i organizacja wdrażająca system nie może się od tego obowiązku uchylić. Norma dzieli dokumentację operacyjną na dwa rodzaje, mianowicie na „procedury dokumentowane” i na inne „dokumenty” np. rejestry, potrzebne organizacji, aby mogła sama planować realizować i nadzorować swoje procesy. W skład wymaganych „procedur udokumentowanych” wchodzą: nadzór nad dokumentami, nadzór nad zapisami, audyt wewnętrzny, nadzór nad wyrobem niezgodnym, działania korygujące i naprawcze[1]. Dokumentacja SZJ obejmuje politykę jakości i cele dotyczące jakości oraz wymaga użytkowania kilku rodzajów dokumentów, do których należą: Księga Jakości, plany jakości, specyfikacje z wymaganiami, wytyczne zawierające zalecenia lub propozycje, oraz zapisy. Księga Jakości dostarcza spójnych informacji o SZJ, plany jakości opisują jak system jest stosowany do określonego wyrobu lub przedsięwzięcia, zaś zapisy dostarczają obiektywnego dowodu o wykonanych działaniach lub osiągniętych wynikach.[1] Norma wymaga ustanowienia procedur i instrukcji pracy, które określają, jak jednakowo wykonać działania i procesy. Procedury tyczą się kontroli: dokumentów, zapisów, audytów, wyrobów niezgodnych, realnych i potencjalnych niezgodności.

Struktura dokumentacji zazwyczaj jest przedstawiana w postaci hierarchii ważności i wzajemnego podporządkowania w postaci piramidy, co zapewnia jej przejrzystość. Praktyka wskazuje, że najlepiej rozpocząć dokumentację od procedur, następnie opracować instrukcji i inne dokumenty, a na samym końcu księgę jakości.

Właściwie prowadzona dokumentacja SZJ umożliwia spójność działania i komunikowania zamiarów w systemie, zatem stanowi nieodzowny element tego systemu[2]. Jej stosowanie otwiera perspektywy do osiągnięcia zgodności z wymaganiami klienta, do doskonalenia jakości i do zapewnienia odpowiedniego szkolenia, do zapewnienia powtarzalności i identyfikowalności oraz dla oceny skuteczności i ciągłej przydatności SZJ[3]. Zatem tworzenie dokumentacji jest działaniem tworzącym dodatkową wartość dla podmiotu gospodarczego.

Księga Jakości[edytuj]

Księga Jakości jest uporządkowanym opisem działającego Systemu Zarządzania Jakością, powołującym się na zbiory procedur oraz szczegółowe instrukcje w sprawach mających wpływ na poziom jakości pracy[4]. Wszystkie rodzaje dokumentów powinny być ze sobą powiązane przez Księgę Jakości i przywołane w jej odpowiednich fragmentach. W Księdze opisany jest charakterystyka i zakres Systemu Zarządzania Jakością, czyli jakie rodzaje działalności są objęte systemem. Według ISO stanowi ona opracowanie nadrzędne wobec całej dokumentacji SZJ[5]. W przeciwieństwie do innych dokumentów, jest ona udostępniana klientom i spełnia również funkcje marketingowe.

Przypisy

  1. a b I. Campbell, Komentarz do nowej normy ISO 9001:2000. Struktura, wymagania, efekty, WEKA, Warszawa 2001, s. 19-30.
  2. U. Balon, Dokumentacja systemu jakości zgodnie z normami ISO serii 9000:2000, „Zeszyty Naukowe AE w Krakowie”, nr 653, 2004, s. 7-8.
  3. W. Bral, Obieg i ochrona dokumentów w zarządzaniu jakością, środowiskiem i bezpieczeństwem informacji, Difin, Warszawa 2008, s. 12.
  4. K. Giera, W. Werpachowski, Księga Jakości, Instytut Technologii Eksploatacji, Radom 1995, s. 13.
  5. PN-EN ISO 9001:2001, Systemy zarządzania jakością – Wymagania, pkt 4.2.2.