Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe prowadzone na podstawie dowodów księgowych, ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów[1].
Księgi rachunkowe prowadzone są przez właściciela firmy lub ich prowadzenie może być powierzone jednostce uprawnionej.
Podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe muszą prowadzić:
- osoby fizyczne,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych
- oraz spółki partnerskie,
jeżeli ich przychody za ubiegły rok wynoszą co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro. Limit ten przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy[2][3].
Dodatkowo obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (bez względu na wysokość rocznych obrotów 2.000.000 euro.) dotyczy podmiotów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 1, 3-7 ustawy o rachunkowości, a więc:
- spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji) oraz spółki cywilne, z zastrzeżeniem (odnośnie spółek przekraczających limi 2 000 000 euro), a także inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
- jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
- gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także: a) państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe i b) gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe,
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i przy spółkach przekraczających limit 2 000 000 euro;
- oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- jednostki wyżej niewymienione, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane[3].
Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe otwiera się na dzień:
- rozpoczęcia działalności,
- zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,
- rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.
- oraz na początek każdego następnego roku obrotowego,
Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).
Księgi rachunkowe zamyka się na dzień:
- kończący rok obrotowy,
- zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
- poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.
Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Zawartość ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe obejmują:
- dziennik – służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
- konta księgi głównej – wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
- konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) – prowadzi się w szczególności dla:
- środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
- rozrachunków z kontrahentami
- rozrachunków z pracownikami
- operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
- operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
- kosztów
- zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
- wykaz składników aktywów i pasywów
Wady i zalety prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości)
Zalety:
- możliwość szerokiej analizy finansowej podmiotu gospodarczego,
- bieżące monitorowanie przychodów, kosztów, wydatków oraz innych kategorii,
- opracowanie własnej polityki rachunkowości, wybór rozwiązań dostosowanych do specyfiki działalności.
Wady:
- wysokie koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- skomplikowany i zaawansowany system,
- obowiązek spełniania wielu wymagań narzuconych przez ustawę o rachunkowości.
Przypisy
- ↑ Księgi, https://www.systim.pl/ksiegi-rachunkowe.php .
- ↑ Art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395).
- ↑ a b Art. 24a ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200, ze zm.).