Faktura (dokument)

Faktura - dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji:

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia
• strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca
• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość
• dane do rozliczenia obowiązujących podatków
• podsumowanie: cyframi i słownie
• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty
• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne
• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).

Faktura VAT

Faktura VAT - szczególny rodzaj faktury wystawianej przez płatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom.

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, faktura taka powinna zawierać przynajmniej:

• nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP
• datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu
• napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury
• nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji)
• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawki podatku
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Obecnie nie obowiązuje już rozróżnienie na "oryginał" i "kopię" faktury.

Tradycyjnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).

Faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna (e-faktura) - dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową. Od 01.01.2011 obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. Ustaw. 249 poz. 1661 z 2010 r). Rozporządzenie to jest bardziej liberalne niż poprzednie, ponieważ pozostawia podatnikowi swobodę w zakresie sposobu zapewnienia autentyczności i integralności e-faktury.

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej.

Stosowanie e-faktury posiada wiele plusów:

1. Oszczędność - w porównaniu z tradycyjną fakturą odpadają koszty przesyłki pocztowej.
2. Terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki - w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia faktury.
3. Wygoda przechowywania - faktura elektroniczna nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można ją przejrzeć w dowolnej chwili (na swoim komputerze lub wysyłając zapytanie do jej wystawcy.

Akceptacja fakturowania elektronicznego

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktury korygujące i duplikaty

Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać ich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego (na przykład gdy kontrahent cofnie akceptację).

Przechowywanie faktur elektronicznych

E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola faktur elektronicznych

Podatnik ma obowiązek:

• umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogą elektroniczną do faktur
• umożliwić udokumentowany pobór i odczyt e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do internetu, i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur)
• udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dotyczące certyfikatów).

Dla kontroli podatnik powinien przechowywać również:

• oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną
• dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego
• dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową
• dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.

Fakturowanie elektroniczne w praktyce

Faktury elektroniczne w Polsce w 2007 roku były stosowane w niewielkim zakresie - 7% nabywców otrzymywało a 3% sprzedawców wysyłało tego typu rozliczenia. W krajach UE, które zrezygnowały z bezpiecznego podpisu elektronicznego, e-faktury są wykorzystywane w znacznie większym stopniu - w Danii ponad 2/3 wszystkich faktur w obrocie to faktury elektroniczne OIOXML, Szwecja i Finlandia dzięki przejściu administracji publicznej na fakturowanie elektroniczne spodziewają się oszczędności rzędu 365 milionów euro rocznie.

Faktura pro forma

Faktura pro forma - dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym.

Podstawa prawna

Obowiązek dokumentacji operacji gospodarczych przy pomocy faktur definiuje ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami), która popularnie zwana jest ustawą o VAT. Artykuł 106 ustęp 8 ustawy o VAT stwierdza:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: 1) określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania 2) może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności 3) może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur zawierają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 68 poz. 360). Wcześniej obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 (Dz.U. nr 212 poz. 1337) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. (Zastąpiło ono poprzednie, z dnia 25 maja 2005, o adresie publikacyjnym Dz.U. nr 95 poz. 798.)

Przypisy

Zapoznaj się z zastrzeżeniami dotyczącymi pojęć prawnych w Wikipedii.