Faktura (dokument)

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii
Skocz do: nawigacja, szukaj

Faktura – dokument sprzedaży potwierdzający zaistniałą transakcję pośredniczących ze sobą stron. Faktura może być wystawiana w formie elektronicznej (e-faktura), jak i papierowej. Wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Faktury w Polsce[edytuj]

Faktura VAT – szczególny rodzaj rachunku wystawiany przez podatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom. Faktura VAT nie musi posiadać określenia rodzaju faktury: „faktura VAT”, wystarczy samo określenie „faktura”.

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Przy czym nie obowiązuje już rozróżnienie na „oryginał” i „kopię” faktury.

Faktura musi posiadać niezbędne elementy danych[1], aby mogła być uznana za fakturę. Obowiązek umieszczenia na fakturze szczegółowych danych przestrzegany jest przez przepisy prawa – ustawa o podatku od towarów i usług. Oznacza to, że nie przestrzeganie danego obowiązku wiąże się z konsekwencją prawną[2][3].

Faktura musi posiadać szczegółowe dane o transakcji:

  • dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia
  • strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca
  • specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, liczba, cena, wartość
  • dane do rozliczenia obowiązujących podatków
  • podsumowanie: cyframi i słownie
  • informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty
  • informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne
  • podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).

Obowiązkowe elementy na fakturze[edytuj]

Zgodnie faktura powinna zawierać[1]:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Data wystawienia i data sprzedaży[edytuj]

Na wystawianej przez przedsiębiorców fakturze, musi przede wszystkim znaleźć się „data wystawienia”. Natomiast „data sprzedaży” została zastąpiona „datą dokonania dostawy towarów lub zakończenia dostawy towarów” i nie jest ona wymagana – umieszcza się ją tylko na fakturze w przypadku, gdy ta data jest określona i różni się od daty wystawienia.

W obecnie obowiązujących przepisach prawa opatrzenie faktury datami wygląda następująco:

  • „data wystawienia” – pozostaje bez zmian, jest nadal umieszczana na druku dokumentu faktury,
  • „data sprzedaży” jest zastąpiona przez "datę dokonania/zakończenia dostawy towarów" – zamiast daty sprzedaży obecnie podaje się „datę dokonania dostawy towarów lub zakończenia dostawy towarów". Przy czym nie ulega wątpliwości, że data sprzedaży stanowi w istocie datę wykonania danej czynności, czyli datę dostawy towaru lub też datą wykonania usługi[2].

Obowiązkowe oznaczenia na fakturze[edytuj]

Oprócz obowiązkowych elementów danych[1] na fakturze, muszą znaleźć się także oznaczenia typowe dla określonego rodzaju statusu podatnika. Oznaczenia powinny być dodane w formie adnotacji, i są to między innymi:

  • Dodatkowa informacja o podstawie prawnej – dodają ją tylko podatnicy zwolnieni z VAT. Na fakturze zw. z VAT, powinna znaleźć się podstawa prawna uprawniającą do zwolnienia. Takiej adnotacji nie muszą podawać zwolnieni ze względu na nieprzekraczanie limitu obrotu w wysokości 150 000 zł.
  • Oznaczenie „faktura VAT RR” – adnotacja powinna być dodana przez nabywców towarów od rolników ryczałtowych.
  • Adnotacja „odwrotne obciążenie” – odnosi się do dostaw towarów lub usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się w odniesieniu do towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o VAT.
  • Adnotacja „metoda kasowa” – skierowana do małych podatników, którzy wybrali metodę kasową i zadeklarowali swój wybór na druku VAT-R w urzędzie skarbowym.
  • Adnotacja „samofakturowanie” – dodawana jest na fakturze sprzedaży (lub otrzymanej dokumencie potwierdzającym otrzymanie zaliczki) przez nabywcę towarów lub usług w przypadku, gdy faktury wystawiane są w imieniu sprzedawcy.
  • Adnotacja „procedura marży dla biur podróży” – powinna być dodana przy sprzedaży, w której podstawą jest procedura VAT marży, np. przy świadczeniu usług turystyki (w tym wypadku podstawą opodatkowania jest marża)[2].

Nieobowiązkowe określenia na fakturze[edytuj]

Wprowadzone zmiany w VAT zniosły obowiązki dotyczące umieszczania niektórych określeń na fakturach. Używanie starych określeń nie jest błędne, ale nie jest też wymagane przez przepisy prawa. Zmiany w ustawie o VAT przyniosły znaczne ułatwienia dla przedsiębiorców w wystawianiu faktur, z których mogą swobodnie korzystać. Między innymi:

  • Wyrażenie „faktura VAT” – wcześniej było obowiązkowe na fakturze, obecnie nie jest ono wymagane. Jeżeli faktura będzie posiadała wyżej wymienione elementy[1] będzie uznana za prawidłową.
  • Oznaczenie „kopia” i „oryginał” – wcześniej były obowiązkowe, obecnie te oznaczenia nie są wymagane na fakturze.
  • Pieczątki firmowe i podpisy – wcześniej były obowiązkowe, obecnie nie ma potrzeby umieszczania podpisów i pieczątek na dole faktury.
  • Element obowiązkowych danych na fakturze „data sprzedaży” zastał zastąpiony przez "datę dokonania/zakończenia dostawy towarów".
  • Numer rejestracyjny pojazdu – wcześniej numer rejestracyjny pojazdu był obowiązkowy, obecnie nie jest wymagany[2].

Faktura elektroniczna[edytuj]

Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową[4]. Od 1 stycznia 2011 obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej[5]. Rozporządzenie to jest bardziej liberalne niż poprzednie, ponieważ pozostawia podatnikowi swobodę w zakresie sposobu zapewnienia autentyczności i integralności e-faktury[6].

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej[7].

Akceptacja fakturowania elektronicznego[edytuj]

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Akceptacja nie musi być zawarta w dokumentacji firmy, nie trzeba też o niej informować urzędu skarbowego[8]. Opłacenie pierwszej e-faktury przez kontrahenta uznawane jest za wyrażenie zgody na elektroniczną wersję faktur. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktura pro forma[edytuj]

Faktura pro forma – dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym.

Podstawa prawna[edytuj]

Obowiązek dokumentacji operacji gospodarczych przy pomocy faktur definiuje ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami), która popularnie zwana jest ustawą o VAT.

Zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485). Wcześniej zasady te zawierały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360). Jeszcze wcześniej obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337), które zastąpiło poprzednie, z dnia 25 maja 2005 (Dz.U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798).

Zobacz też[edytuj]

Przypisy

  1. a b c d art. 106e ustawy o VAT
  2. a b c d Systim, Co to jest faktura?, www.systim.pl [dostęp 2017-01-16].
  3. Co powinna zawierać każda faktura? • Intaxo, intaxo.pl [dostęp 2017-01-17].
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).
  5. Dz.U. z 2010 r. Nr 249, poz. 1661
  6. E-faktura – przepisy. efakturavat.pl, 2011.
  7. NSA przełamuje impas w papierowych fakturach „elektronicznych” (sygn. I FSK 1444/09. Vagla.pl), 2010.
  8. Superksiegowa.pl: Faktura elektroniczna – co warto o niej wiedzieć? (pol.). SuperKsiegowa.pl. [dostęp 2014-08-20].
Scale of justice gold.png Zapoznaj się z zastrzeżeniami dotyczącymi pojęć prawnych w Wikipedii.